Planning en voorbereiding
Tijdens de verkenningsgesprekken is gesproken over de invulling van de Tour en de expositie. De officiële start is een bevestigingsmail waarin de afspraken over en weer helder zijn benoemd en waar de betrokken organisaties goedkeuring aan gegeven hebben. Daarin staan ook de taakverdeling, contactpersonen en zakelijke afspraken. Een goede planning is essentieel voor een soepele organisatie. Gebruik onderstaande stappen om overzicht te houden en zorg ervoor dat belangrijke mijlpalen in de agenda’s van betrokkenen worden gezet.
Fase | Wat moet er gebeuren? | Wie doet wat? |
Verkenning | Gesprekken over wat er speelt in de organisatie waar de Tour aan kan bijdragen, welk event er wordt georganiseerd, voor wie, etcetera | Organisatie en contactpersoon programmateam |
Vastleggen | Zijn de afspraken definitief? Dan stuurt het programmateam een bevestiging van de activiteiten en de datum. | Over Morgen |
Vastleggen | De zorgorganisatie bevestigt de afspraken. Hiermee ontstaat een wederzijdse verplichting om 1) de activiteiten te organiseren (Over Morgen) en 2) om aan de randvoorwaarden te voldoen, de eigen bemensing te regelen en de doelgroepen uit te nodigen (zorgorganisatie) | Zorgorganisatie |
Voorbereiding | De zorgorganisatie en Programma Over Morgen hebben van beide zijden 1 contactpersoon/coördinator die contact houden over de voorbereidingen en afspraken over precieze tijden, de locatie, bemensing, aanmeldingen etcetera | Organisatie en contactpersoon programmateam |
Opbouw expositie (indien van toepassing) | Lees hiervoor de informatie onder Expo 'Toekomst van werk in zorg en welzijn' | |
Doelgroepen uitnodigen | De zorgorganisatie zorgt voor het tijdig uitnodigen van zorgmedewerkers, de afspraken over deelname (onder werktijd) en het informeren van leidinggevenden | Contactpersoon zorgorganisatie |
Bevestiging van afspraken
De specifieke afspraken die we vanuit Over Morgen met de coördinator namens jullie organisatie maken, staan in de bevestigingsmail die we altijd sturen als de afspraken definitief zijn gemaakt. Hier volgt algemene informatie over het verloop van ons bezoek
De dag(en) zelf
Vlak van tevoren zal een draaiboek met de specifieke tijden en contactgegevens van alle betrokkenen gedeeld worden.
