Waarom een leertraject voor operationeel leidinggevenden?

De ouderenzorg staat onder druk door personeelstekorten, toenemende zorgzwaarte, krappe financiering en de beweging naar meer regionale samenwerking en zorg thuis. Operationeel leidinggevenden zitten midden in deze ontwikkelingen. Niet alleen als uitvoerders of vertalers van beleid en strategie, maar als mensen die in hun dagelijkse praktijk keuzes maken, prioriteiten stellen en richting geven aan verandering. In hun werk komen verschillende verwachtingen samen, bijvoorbeeld van bestuurders, zorgprofessionals, cliënten en regionale partners. Zij zoeken voortdurend naar balans en werkbare situaties tussen zaken als kwaliteit van zorg, beschikbare capaciteit en samenwerking over organisatiegrenzen heen. Dat vraagt om oordeels- en verbindingsvermogen, afstemming en het creëren van ruimte binnen soms krappe kaders.

Dit leertraject specifiek voor operationeel leidinggevenden biedt ruimte om samen stil te staan bij hun eigen uitdagingen, invloed en handelingsmogelijkheden in de complexe zorgcontext die continu in beweging is.

Kun je iets vertellen over het leertraject?

Het programma bestond uit drie bijeenkomsten gericht op reflectie op de eigen rol, de gedeelde vraagstukken en op de onderlinge samenwerking. De gesprekken onder leiding van een gespreksleider vonden plaats op verschillende locaties van de deelnemende organisaties. Hierdoor kregen deelnemers inzicht in elkaars perspectieven en in elkaars werkomgeving. De deelnemers, afkomstig uit vier ouderenzorgorganisaties van een regio van de VVT-alliantie Waardenland, zijn verdeeld over twee kleinere groepen. Dit maakte het mogelijk om sneller een veilige en open sfeer te creëren, waarin deelnemers ervaringen konden delen en elkaar konden bevragen.

De grote meerwaarde van het leertraject zat voor mij vooral in het ontmoeten en uitwisselen met andere managers uit de regio en het netwerk. Het bood ruimte om ervaringen te delen, herkenning te vinden in elkaars vraagstukken en samen te reflecteren op leiderschap en veranderopgaven binnen de zorg. Die regionale verbinding en het leren van elkaar ervaar ik als zeer waardevol.
– Iris van Hoornaar, manager intramurale zorg bij De Lange Wei

Hoe is het leertraject tot stand gekomen?

Om het leertraject goed te laten aansluiten bij de dagelijkse praktijk van de deelnemers, is gestart met interviews ter kennismaking en om relevante vraagstukken op te halen. In deze gesprekken ging het over de werkzaamheden van de deelnemers, hun ervaren uitdagingen en hun verwachtingen van het traject. Daarbij kwamen uiteenlopende thema’s aan bod, zoals regionale samenwerking, personele vraagstukken, professionele ontwikkeling van leidinggevenden, de toekomst van de zorg, verandermanagement en de institutionele factoren zoals wet- en regelgeving en financiering. De inzichten uit deze gesprekken vormden de basis voor het ontwerp van het leertraject.

Hoe zagen de drie sessies eruit?

De eerste sessie stond in het teken van persoonlijke en professionele kennismaking en het verkennen van dilemma’s. Deelnemers maakten kennis met elkaar aan de hand van stellingen over hun rol, organisatie en positie in de zorgtransitie. Aansluitend speelden zij een dilemmaspel, gebaseerd op situaties uit de intakegesprekken, zoals omgaan met personele krapte en regionale samenwerking. Door expliciet te kiezen voor één handelingsoptie en deze te verdiepen, ontstond inzicht in wat verschillende keuzes vragen van de leidinggevende en van de samenwerking binnen en tussen organisaties en wat mogelijke consequenties zijn van deze keuzes.

In de tweede sessie lag de nadruk op de rol van de leidinggevende in veranderprocessen. Er werd stilgestaan bij verschillende typen werk van middenmanagers en deelnemers kregen taal om hun eigen handelen beter te duiden aan de hand van theorie. Met behulp van een collegiale intervisie-oefening reflecteerden zij op concrete veranderervaringen uit hun praktijk. Door vragen, observaties en feedback van collega’s ontstond verdieping in persoonlijke patronen, voorkeuren en dilemma’s.

De derde sessie was gericht op het verbinden van inhoud en handelen. Deelnemers brachten een urgent thema in dat speelde binnen hun organisatie of in de regio, zoals community care of de implementatie van het regionaal coördinatiepunt. Met behulp van praatplaten werd het vraagstuk vanuit meerdere perspectieven verkend, waaronder organisatie, regio, personeel en systeem. Dit leidde tot het opstellen van een gelaagde actieagenda met acties op individueel, organisatorisch, regionaal en systemisch niveau.

Waar hebben deelnemers het met elkaar over gehad?

Binnen het leertraject kwamen vraagstukken aan bod op verschillende niveaus. Enerzijds ging het over de bredere context waarin leidinggevenden opereren, zoals wet- en regelgeving, doorstroom van cliënten, financiering en verschillen tussen intra- en extramurale zorg. Anderzijds stonden inhoudelijke transities centraal, zoals regionale samenwerking, personeel, digitalisering en familieparticipatie. Daarnaast was er structureel aandacht voor het handelen van de leidinggevende zelf. Vragen over leiderschap, veranderkundig vermogen en handelingsrepertoire stonden centraal, evenals de manier waarop leidinggevenden anderen betrekken bij veranderingen en zich verhouden tot collega’s binnen en buiten de eigen organisatie.

Wat is je als onderzoeker opgevallen?

Het leertraject maakte zichtbaar dat leidinggevenden gelijktijdig te maken hebben met meerdere vraagstukken die zich afspelen op verschillende niveaus. De mate waarin zij hier invloed op kunnen uitoefenen of verantwoordelijkheid voor dragen, verschilt per thema. Tegelijkertijd ervaren zij hoge verwachtingen vanuit bestuurders, collega’s en cliënten, waarbij vaak een beroep wordt gedaan op hun rol op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Veel vraagstukken vragen om een gezamenlijke aanpak, maar de vorm daarvan verschilt per onderwerp, variërend van het ontwikkelen van een gezamenlijke visie tot het onderling afstemmen en uitwisselen van ervaringen tijdens de implementatie van regionale initiatieven, zoals het regionaal coördinatiepunt. De combinatie van deze ontwikkelingen, verwachtingen en onzekerheden onderstreepte het belang van gezamenlijke reflectie met functiegenoten uit de regio.

Voor mij als bestuurder zit de meerwaarde van dit regionale traject in wat het managers biedt: een plek buiten de dagelijkse dynamiek waar zij elkaar kunnen ontmoeten en samen leren. Niet om strategisch informatie uit te wisselen, maar om open en soms kwetsbaar dilemma’s te delen en samen te onderzoeken wat veranderen van hen vraagt. Juist doordat er ruimte is voor reflectie, verschillende perspectieven en zelfs het niet-weten, versterkt dit hun vermogen om over organisatiegrenzen heen met meer diepgang te werken aan de complexe opgaven in de regio. 
– Michiel van de Vlies, bestuurder bij Waardeburgh

Wat is het belang van deze gezamenlijke reflectie?

Binnen het leertraject ontstond een reflectieve ruimte waarin deelnemers spraken over inhoudelijke vraagstukken en ook over hoe zij deze ervaren, welke keuzes zij maken en waar zij grenzen ervaren in hun handelen. Het expliciet maken van deze grenzen droeg bij aan meer realistische verwachtingen richting zichzelf en anderen, en aan meer helderheid over waar wel ruimte ligt voor invloed en actie. Belangrijk voor deze reflectieve ruimte bleken een aantal randvoorwaarden, zoals openheid en eerlijkheid binnen de groep, voldoende tijd en ruimte vanuit de organisatie. Essentieel was ook de toepasbaarheid van inzichten in de dagelijkse praktijk. Binnen de reflectieve ruimte konden deelnemers gezamenlijk betekenis geven aan complexe vraagstukken en deze beter plaatsen binnen hun eigen context.

Wat heeft het leertraject de deelnemers opgeleverd?

Op individueel niveau bood het deelnemers de mogelijkheid om bewust stil te staan bij hun eigen rol, voorkeuren en handelingspatronen. Ze konden hun ervaringen delen en spiegelen met collega’s uit de regio. Ze kregen zo meer inzicht in wat mogelijk is, en herkenning in elkaars vraagstukken. Deze reflectie droeg bij aan het vergroten van handelingsvertrouwen, doordat deelnemers hun eigen kwaliteiten en ervaringen vaker als kracht gingen zien en benutten.

Op het niveau tussen deelnemers ontstond ruimte om beelden en aannames over elkaar en over andere organisaties open met elkaar te bespreken. In deze uitwisseling groeide het wederzijds begrip en kon gemeenschappelijke grond gevonden worden. Juist door het delen van ervaringen, kennis en werkwijzen ontdekten deelnemers dat veel vraagstukken herkenbaar zijn. Dit maakte het mogelijk om meer van elkaar te leren en elkaar te versterken in het omgaan met vergelijkbare uitdagingen. En ze merkten dat niet alleen de inhoud, maar juist ook de onderlinge relaties belangrijk zijn in de regionale samenwerking.

Welke waarde heeft het leertraject gehad voor de deelnemende organisaties en regio?

Op het niveau tussen organisaties droeg het leertraject bij aan meer grip op complexe vraagstukken die samenhangen met de zorgtransitie. De gezamenlijke dialoog maakte inzichtelijk hoe gelaagd deze vraagstukken zijn en hoe verantwoordelijkheden en invloedsmogelijkheden zijn verdeeld. Dit versterkte het besef dat individuele actie vaak onvoldoende is en dat gezamenlijke actie nodig is. Doordat deelnemers elkaar beter leerden kennen, wisten zij elkaar sneller te vinden in de regio, konden zij gemakkelijker afstemmen en gezamenlijk bepalen hoe zij regionale ontwikkelingen verder konden brengen. De relationele component van samenwerking bleek hierbij van groot belang.

Zelf het dilemmaspel spelen? Zie de beschrijving in het Werkboek Over Morgen.