Thuisteam Twente legt met Action Learning de regie bij medewerker

Thuisteam Twente is een zorgorganisatie die snel is gegroeid waardoor een nieuwe manier van werken noodzakelijk is. Om medewerkers in die verandering mee te nemen en ze te ondersteunen om hun eigen regie te pakken, heeft de zorgorganisatie gekozen voor action learning. Deze methodiek werpt inmiddels de eerste vruchten af.

Zo gewoon dat het niet opvalt! Met dit motto in het achterhoofd zijn de medewerkers van Stichting Thuisteam Twente er voor mensen die het moeilijk vinden om hun dagelijks leven op orde te houden. Of het nu gaat om hulp bij een chronische ziekte, ouderdom, een verstandelijke en/of lichamelijke beperking of psychiatrie, Thuisteam Twente biedt zorg en ondersteuning op maat. Zonder te denken in doelgroepen wordt samen met de cliënt en de mantelzorgers gekeken wat er aan hulp nodig is en hoe dit het beste georganiseerd kan worden. Hierbij doet Thuisteam Twente er veel aan om de bureaucratie te vermijden en zich te concentreren op wat er echt toe doet: cliënten helpen om zo gewoon mogelijk zelfstandig te leven en wonen.

Thuisteam Twente werkt sinds 2007 op deze manier in Almelo en omgeving. Met succes, maar de organisatie groeit snel en dat vraagt om een andere werkwijze. “Toen ik hier twee jaar geleden kwam, waren er 35 medewerkers en nu tikken we bijna de zestig aan”, zegt Manager Zorg Eelco Wobben. “Het is altijd één groot team geweest, maar nu de organisatie aan het groeien is, wordt de groep te groot. Dan heb je gewoon een andere ordening nodig. Dat is ook de behoefte van de medewerkers die hier om verschillende redenen om vragen.”

De regie bij de medewerker

De regie bij de medewerker In de stappen die Thuisteam Twente naar de toekomst zet, is het de bedoeling dat ze leiden tot een zelfsturende organisatie. De wens van de cliënt blijft op de eerste plaats staan, maar binnen de organisatie moet de regie bij de medewerker komen te liggen. Eelco Wobben: “Wat wij belangrijk vinden, is dat medewerkers zelf de regie pakken om door te ontwikkelen. Wij willen als organisatie faciliterend zijn voor de medewerkers. Op dit moment zien we dat een deel graag wil en anderen heel erg gefocust zijn op hun caseload en het nog lastig vinden om de regie te pakken. Maar als je als organisatie wilt veranderen, dan moet je iedereen meenemen en motiveren in die verandering.”

Om verandering mogelijk te maken, schakelde Thuisteam Twente via de DI-regeling de hulp in van interventiepartner WIAL Nederland. Het World Institute for Action Learning leert bedrijven en instellingen werken op basis van de Action Learning methodiek.

Action learning is een proces waarbij een kleine groep aan echte problemen werkt, actie onderneemt en leert als individu, als team en als organisatie. 

Frank Campman, mede-eigenaar van WIAL Nederland en begeleider van Thuisteam Twente, legt uit wat het doel is van de sessies. “Met action learning werken de teamleden tegelijkertijd aan de verbetering van de samenwerking, het teamproces, het teamgedrag, het ontdekken van het echte probleem achter de symptomen en het ontdekken van relevante en nieuwe oplossingsrichtingen.” Zoals WIAL Nederland dat ook doet bij andere zorgorganisaties in het land, krijgen medewerkers verschillende handvatten aangereikt om op een goede manier het gesprek te voeren. Dit betekent dat tijdens een bijeenkomst een veilige sfeer wordt gecreëerd waarin iedereen aan het woord komt en wordt gehoord. Alle teamleden durven zich uit te spreken, vragen door en geven feedback. Het woord ‘oordeelloos’ staat hierin centraal.

Belangrijk bij de invoering van Action Learning is dat de nieuwe werkwijze niet wordt vergeten als de betrokkenheid van WIAL erop zit. Om dit te voorkomen zijn twee medewerkers van de Thuisteam Twente opgeleid door WIAL Nederland. Zij blijven de teams begeleiden tijdens hun sessies en borgen deze methodiek binnen de organisatie.

Action Learning in de praktijk

Begin 2023 zette Thuisteam Twente de eerste stappen op de weg naar de Action Learning, een methodiek die volgens Eelco Wobben veel voordelen heeft. “We willen een zelfsturende organisatie worden en daar heb je zelfsturende medewerkers voor nodig. Met Action Learning willen we vanuit de gezamenlijkheid de dilemma’s die we ervaren binnen het werk gezamenlijk oplossen. Action Learning is dan een mooie methodiek om met elkaar goed in gesprek te gaan, de onderstroom en de bovenstroom met elkaar laten communiceren.”

Hoe een sessie volgens de Action Learning methode er in de praktijk uit ziet, wordt duidelijk als we in Almelo even mee mogen kijken tijdens een sessie. Deze groep van een tiental medewerkers is al drie keer bij elkaar geweest en op het whiteboard staat nu een probleem verwoord waarvoor aan een oplossing wordt gewerkt. ‘Het probleem is dat de impact van het ontbreken van een adequate, tweezijdige info-uitwisseling met betrokkenen binnen Thuisteam Twente voor, tijdens en na besluitvorming of acties niet goed wordt ingeschat waardoor er mogelijk nieuwe problemen ontstaan.’

Hoewel de probleemstelling helder is, heeft de weg ernaartoe wat tijd gekost. Iris Koning, ambulant begeleider, neemt ons mee in het proces dat hieraan vooraf ging. “In de eerste twee sessies lag de focus vooral nog op communicatie vanuit ons naar onze leidinggevende en vanuit de leidinggevende naar ons. Uiteindelijk zijn we het meer organisatiebreed gaan zien. Het gaat eigenlijk ook over de onderlinge communicatie met collega’s of teams. Het probleem ligt niet alleen bij de afstand tussen de leidinggevende en de medewerkers, maar binnen de organisatie kan heel veel winst worden behaald door van te voren duidelijk proberen te krijgen wat de gevolgen van een actie kunnen zijn. Tot de oplossing zijn we nog niet gekomen, maar de action learning sessies hebben wel iets opgeleverd. Ze waren nodig om meer over het proces te leren.”

Voordelen

Hoewel uiteindelijk een probleem wordt aangepakt, is de manier waarop dit met action learning wordt gedaan minstens zo belangrijk. Action learning moet immers leiden tot een goede communicatie tussen de teamleden. Gerwin Bosch, ambulant begeleider, heeft dit tijdens de sessies al ervaren. 

Het is een mooie tool om tot inzicht te komen. Door de juiste vragen te stellen, kom je tot een heldere probleemstelling. Van daaruit kun je verder. Het legt een basis.

Door op basis van action learning een probleem aan te pakken, zien de deelnemers aan de sessie de verschillende voordelen.

Eelco Wobben: “Ik heb het gevoel dat je meerdere dingen doet. Je pakt het probleem aan en je leert ook om de goede vragen te stellen. Op inhoudsniveau, maar ook op betrekkingsniveau leer je beter communiceren met elkaar.”

• Iris Koning: “Wat ik het mooie vind aan de methode is dat je het speelveld een beetje gelijktrekt voor iedereen. In een vergadering is vaak degene te horen die het snelst een idee heeft of vaak het hoogste woord voert, maar bij deze methode word je heel erg uitgedaagd om alleen maar te praten wanneer je iets wordt gevraagd. Dus je kunt niet zomaar je eigen mening op tafel gooien. want je bent heel erg afhankelijk van je medespelers.”
• Eelco Wobben: “Iedereen doet mee, niemand kan zich verstoppen en iedereen wordt gevorderd. Elk persoon is van belang en participeert, er is geen ruimte om te schuilen , en van iedereen wordt verwacht deel te nemen.”
• Gerwin Bosch: “Vooral het oordeelloze in de vraagstukken vind ik mooi. Dat houdt je wel scherp want vaak wil je al heel snel een mening of een oordeel ergens in leggen. Ik merk dat het heel goed werkt om dit niet meer te doen.”
• Eelco Wobben: “Je bent je ervan bewust dat je interpreteert. Dat heeft te maken met wat in je rugzak zit natuurlijk, maar het kleurt je vragen.”
• Gerwin Bosch: “Het gaat niet alleen om de vraagstelling, het is ook de dialoog die op gang komt. Die lok je uit door verschillende vragen te gaan stellen. Dat is belangrijk, want dan heb je aansluiting bij je cliënt, of bij je collega. Die aansluiting is gewoon ontzettend belangrijk.”

De medewerkers van Thuisteam Twente die de sessies van WIAL volgden, zien hoe action learning binnen hun organisatie past. “Het is grappig om te zien dat het niet alleen om de samenwerking tussen collega’s gaat, maar dat die vaardigheid ook doorgaat in onze benadering naar de cliënt”, zegt Iris Koning. “Daarmee sluit het aan bij de Krachtwerk methodiek die we uit willen dragen binnen Thuisteam Twente, waarbij je echt alleen maar uitgaat van wat de cliënt wenst binnen bepaalde mogelijkheden. We leggen echt volledig de focus in de vraag ‘wat kunnen wij voor jou doen?”

Nu de eerste stappen op de weg naar de toekomst volgens de action learning methode zijn gezet, wordt de invloed ervan binnen de organisatie al enigszins zichtbaar. Eelco Wobben: “Ja, er komen discussies, en soms ook wel gedoe, maar dat heb je nodig om met elkaar in gesprek te gaan. Dingen worden nu wat zichtbaarder en niet alleen op één plek binnen de organisatie. Iedereen voelt ook de vrijheid om daar iets mee te doen en de medewerkers gaan steeds meer zelf de regie te pakken. Die verandering heeft tijd nodig, maar er zit zeker ontwikkeling in.”