In beweging naar zelforganisatie: De Lange Wei en interventiepartner SLOW

De Lange Wei is een zorgorganisatie in beweging. In 2016 is gestart met zelforganiserende teams, in 2023 is dit beleid geëvalueerd en is waardengedreven eigenaarschap geïntroduceerd. Om dit proces in goede banen te leiden, is de hulp ingeroepen van interventiepartner Slow. In sessies krijgen de teamleden ruimte en tijd om naar elkaar te luisteren en zich daardoor gehoord te voelen. Dit als fundament om aan de slag te gaan met persoonlijk leiderschap als belangrijkste bouwsteen voor zelforganisatie met als belangrijke pijlers eigenaarschap en waardengedrevenheid. Hoe ziet zo’n interventie eruit en hoe ervaren medewerkers dit? Voor het antwoord op die vragen mochten we meekijken bij een teamsessie in Hardinxveld- Giessendam.

Het is een donderdagmiddag in Partycentrum ’t Hart in Hardinxveld-Giessendam en in een zaaltje klinkt luid gelach. Hier heeft een team van acht medewerkers van zorgorganisatie De Lange Wei zich verzameld. Het zorgcentrum ligt om de hoek, een andere omgeving, even los van de zorg en de medewerkers spelen het kaartspel Slow talk dat ondersteunend is om elkaar beter te leren kennen en beter te leren begrijpen.

Een gezellige middag onder collega’s? Dat ook. Het echte doel is een derde sessie met interventiepartner Slow. Hier worden serieuze stappen gezet op weg naar een betere samenwerking als team.

Toekomst

De Lange Wei is een zorgorganisatie met drie zorgcomplexen, wijkverpleging, dagbesteding en huishoudelijke ondersteuning in Hardinxveld-Giessendam, Giessenburg, Hoornaar en Sliedrecht. Er werken ruim 600 mensen. De cliënt is tevreden, want die waardeerde De Lange Wei in 2023 met een 9,2 op Zorgkaart Nederland.

Bij De Lange Wei doet men al veel goed, maar het management team denkt ook aan de toekomst. Daarom wordt de overstap naar zelforganiserende teams in 2016 verder uitgebouwd. In een zelforganiserend team hebben medewerkers meer ruimte in de uitvoering van hun taken. Dit vraagt om eigenaarschap en regie van medewerkers: kortom persoonlijk leiderschap. Met als doel een betere kwaliteit van het werk en meer werkgeluk. Dit draagt bij aan de duurzame inzetbaarheid van medewerkers.

Interventiepartner Slow is ingeschakeld om medewerkers te begeleiden naar meer eigenaarschap en betrokkenheid. Dit wordt uitgerold in een periode van drie jaar volgens een aanpak van voordoen, samendoen en zelf doen waarbij de ontwikkelbegeleiders van Slow, dit het eerste jaar voordoen in de vorm van de eerste 3 sessies, om vervolgens 6 medewerkers te trainen die het stokje zullen overnemen naar jaar 2 en 3 met ondersteuning en supervisie van Slow. Christine Verhoeven, als Manager Extramuraal verantwoordelijk voor de wijkverplegings- en de dagbestedingsteams: “Omdat we werken met zelforganiserende teams, is het noodzakelijk dat medewerkers op één lijn zitten en elkaar aanspreken als dingen niet goed lopen. Dat kenmerkt eigenaarschap en van elkaar leren." 

Deze sessies helpen ons om echt met elkaar in gesprek te gaan.

Dat is wat Hans Heijnen en Lisa Scheeren van Slow betreft ook precies de bedoeling. “De kern is: heb meer begrip voor elkaar, leer elkaar beter kennen, ben begaan met elkaar. Dat leidt tot weerbaarheid, inzetbaarheid en samenwerken”, vertelt Hans Heijnen.

Van uitspreken naar aanspreken

Voor alle teams is een traject opgezet om de vervolgstap naar zelforganiserende teams soepel te laten verlopen. Slow zet verschillende methodes in. Een daarvan is de methode Van Uitspreken tot Aanspreken om te leren een echt goed gesprek te voeren. De teamleden maken gebruik van de Aanspreekcirkel, een ‘recept’ dat bestaat uit de fasen uitspreken, bespreken, afspreken en aanspreken. Door deze methode spreken medewerkers zich eerder en meer uit en leren ze elkaar beter kennen, zoeken elkaar sneller op en hebben meer begrip voor de ander. Het maakt duidelijk hoe je problemen samen op kunt lossen, en elkaar op een reflectieve, waarderende wijze aanspreekt.

Ook maken de teams van De Lange Wei gebruik van de Slow Reflector. Deze app zorgt ervoor zorgen dat medewerkers zich ontwikkelen aan de hand van hun eigen ontwikkelroute met gerichte korte e-learnings. Ze vullen een aantal stellingen in die helpen om je uit te spreken over jezelf, waarna anderen daar feedback op geven. Door aan de slag te gaan met de ontwikkelroute en het bijbehorende kaartspel Slow Talk oefenen de medewerkers met uitspreken en aanspreken.

De rode draad in de drie sessies, is een banner die elk team samenstelt en hun eigenaarschap en betrokkenheid laat zien. Op de banner staat de beweging die het team wil maken om verder te werken aan het zelf organiserende team. Slow laat er een ‘echte’ banner van maken die als stimulans op de afdeling komt te staan. Alle teams presenteren in een gezamenlijke ‘kick on’ sessie hun banner en lichten de slogan toe die centraal staat: 

Van laat maar, naar bespreekbaar, of Van ja maar, naar oh ja

Meer luisteren, minder vinden

Nog niet alle teams hebben het traject doorlopen, maar na drie bijeenkomsten ziet Christine Verhoeven al hoe de Slow sessies bijdragen aan de beweging naar persoonlijk leiderschap. “Dit kan daar echt handen en voeten aan geven omdat we nog nooit eerder zoiets hebben gedaan. Nu wordt besproken hoe we met elkaar omgaan en hoe ook aan positieve onderlinge verhoudingen te werken. Medewerkers hebben de tools gekregen om naar elkaar te luisteren. Zodat ze leren beter uit te spreken en te bespreken en niet in een destructieve onderstroom terecht komen."

Een goed gesprek, meer luisteren, minder vinden, is wat Christine Verhoeven betreft essentieel voor een zelfstandig team waarin medewerkers meer van elkaar afhankelijk zijn. “Als je niet uitspreekt wat je dwars zit en over elkaar gaat praten dan heb je voordat je het weet een hoop ruis in je team. Ga gewoon het directe gesprek aan en vraag ‘Wat speelt er nu?’ en ‘Wat bedoel je precies?’ Dat is echt wel nodig als je samen een zelfstandig team wilt zijn.”

Positief

Na afloop van de derde en laatste sessie van het team in Hardinxveld-Giessendam rest ter afronding nog een belangrijke vraag: Hoe hebben ze de bijeenkomsten ervaren en wat heeft het ze gebracht? Als Hans Heijnen de teamleden vraagt om één woord te noemen dat in ze opkomt na afloop van de bijeenkomsten, hoeven ze daar niet lang over na te denken. De antwoorden zijn zonder uitzondering positief.

Bewustwording van wie ik ben in ons team en wie we als team in totaal zijn. Bewustwording ook van wat we van elkaar mogen verwachten, maar we zijn allemaal anders dus we zullen het allemaal anders interpreteren. Daardoor is het elkaar aanspreken voor mij de grote bewustwording, omdat ik dat veel meer moet gaan doen. Ik denk dat je dan een beweging krijgt in het team die we hier in de banner (Van laat maar, naar bespreekbaar) proberen duidelijk te maken.

Mijn woord is verbinding. Door het kaartspel kon ik goed uitleggen waarom ik iets vind en ik vond het leuk om dan te zien hoe goed sommige collega’s je eigenlijk kennen. We zijn nu wat meer verbonden.

Voldoening, omdat ik weer een hoop heb geleerd en dat neem ik ook mee naar huis. Het gaat vooral om het naar elkaar luisteren, het reageren en elkaar niet in de rede vallen. Ik heb geleerd hoe ik dingen aan moet pakken.

Ik heb bevestiging gekregen vandaag dat ik nog steeds in het juiste team zit en dat ik me gehoord voel. Ik voel mijn plaats in het team en dat is goed.

Ik voel erg veel respect van het team. Gewoon omdat ik voel dat ze me toch willen hebben. Ze willen me helpen en naar me luisteren.