'Als je het mij vraagt…' – in gesprek met zorgorganisatie Groenhuysen

Naar aanleiding van theatervoorstelling Mag ik je kussen? maken we de balans op met verschillende zorgorganisaties. Wat levert het op? En hoe geef je vervolg aan het gesprek in je organisatie? Met deze informatie inspireren we graag jou en andere zorgorganisaties.

Dit keer zijn we in gesprek met Susan Fennis, programmamanager en op interimbasis betrokken bij zorgorganisatie Groenhuysen. Zij ging eind 2022 voor Groenhuysen aan de slag met de vraag hoe we de grote transitie binnen de ouderenzorg, waar we allemaal voor staan, met z’n allen voor elkaar gaan krijgen. Ze heeft met de organisatie een ontwikkelprogramma voor Groenhuysen opgesteld waarvan de uitvoering nu op weg is.

Susan Fennis: “De kern van wat wij aan het doen zijn is van binnenuit veranderen. Vanuit de bedoeling en onze eigen overtuiging concrete veranderingen maken, ook in het kader van meer zeggenschap in de zorg. Dus we doen dit echt samen met de collega’s die het werk doen.

Waarom wilden jullie de theatervoorstelling Mag ik je kussen? inzetten?

Toen bekend werd dat we naar deze voorstelling konden gaan, zaten wij net in de startfase van ons eigen ontwikkelprogramma. We hebben onszelf toen de vraag gesteld die we steeds stellen; is het helpend of niet? En we vonden dat het ontzettend helpend zou zijn, omdat ons programma ingestoken is op overtuiging, op de beleving, op het gevoel wat er omheen hangt, de erkenning voor de zorg zoals het is.

De voorstelling hielp ook om los te wrikken dat het echt anders moet. Want dat gedachtegoed wordt op de locaties, waar de personele krapte nog niet zo groot is, nog niet altijd erkend. Het kost daar ook meer moeite om dat veranderende toekomstbeeld te doen landen. Met behulp van de voorstelling konden we goed laten zien ‘dit is hoe het gaat’. En daardoor gingen mensen het wel inzien. Daarnaast vonden we het heel mooi dat in de voorstelling ook duidelijk werd dat de transitie van de hele ouderenzorg niet alleen maar gaat over de personele krapte.

Wat raakte je in de voorstelling?

Wat mij persoonlijk raakte in de voorstelling was de rol van de dochter, die als mantelzorger eigenlijk heel veel terugkreeg doordat zij opeens een grotere betrokkenheid had in het leven van haar vader. Het heeft ertoe geleid dat we het zelf ook net even anders zijn gaan benaderen. Dus niet alleen vanuit het negatieve van ‘het is allemaal moeilijk en zwaar’. Maar ook vanuit de gedachte: kunnen we ook iets wezenlijks aan waarde in relaties teruggeven aan informele zorg? Omdat we als maatschappij daarin ergens ook iets verloren zijn. Het helpt als je dat als zorgmedewerker beter kan omarmen, en niet alleen maar denkt ‘ja maar ik schiet te kort of eigenlijk zou ik dat moeten doen’. Je kunt het dan juist zien als; ik geef iets waardevols terug aan die ander. Dan wordt de transitie ook weer makkelijker, omdat je het gevoel hebt dat je juist aan iets moois bijdraagt. Ik vond het daardoor een hele evenwichtige voorstelling en daarmee echt helpend.

“Het eerste wat er bij ons moest gebeuren is mensen echt laten nadenken over wat speelt hier eigenlijk. En waarom moet het dan nu precies anders?”

Is het ook op die manier ervaren door medewerkers?

Dat hebben we niet zo direct teruggevraagd. Maar in de gesprekken naderhand merkten we wel dat het iedereen erg raakte en aan het denken zette. Daarmee was het een belangrijk element in onze eigen ontwikkeling om de volgende stap te kunnen zetten.
Want het eerste wat er bij ons moest gebeuren is mensen echt laten nadenken over wat speelt hier eigenlijk. En waarom moet het nu precies anders?

En natuurlijk, de een werd meer geraakt door de stagiaire die het eigenlijk heel moeilijk had en de andere weer meer door de dochter of de leidinggevende in de auto. Maar voor iedereen zat er wel iets in wat hij eruit haalde. En het helpt echt om dat met elkaar te delen.

Hoe ziet jullie ontwikkelprogramma eruit?

We hebben vier programmalijnen waar het programma zich over afspeelt: (1) Meer inzet van zorgtechnologie, (2) Anders samenwerken met informele zorg, (3) Anders inrichten van teams, en (4) Verminderen van administratieve lasten. En daar zal in de toekomst nog ‘Anders samenwerken in de wijk’, aan toegevoegd worden.

Onze locaties hebben in 2023 zelf gekozen met welke programmalijn zij in wilden stappen. De ene helft van de locaties werkt vooral aan het anders samenwerken met informele zorg. En de andere helft werkt meer aan het anders inrichten van teams. Daarnaast werken ze allemaal aan het verminderen van administratieve lasten en meer inzet van zorgtechnologie.

Per locatie hebben we een kartrekker. Dat is veelal een consulent welzijn of een verpleegkundige, en soms een verzorgende. Zij komen met een maatje van een andere discipline van de locatie naar een werksessie. Daarin gaan we met elkaar en deze onderwerpen op pad om te kijken wat we anders zouden kunnen doen.

Hoe gaan die gesprekken dan?

We hebben best een lange periode besteed aan overtuigingen, zoals: wat zijn eigenlijk onze uitgangspunten als het gaat over informele zorg? De vraag komt dan op: ‘als dat onze uitgangspunten zijn, zijn wij zelf eigenlijk wel altijd zo gastvrij naar informele zorg?’ En pas als je met elkaar kan erkennen dat je misschien niet altijd gastvrij bent en informele zorg soms wel lastig vindt, dan pas kan je concreet een project starten om dat anders te gaan doen. Want anders doe je het omdat het van een ander moet.

De theatervoorstelling is daar niet zozeer de spil der dingen van geweest. Maar het was wel een belangrijk element om het gedachtegoed dat we hebben, met elkaar nog eens scherp aan te zetten.

Wat houdt het programma “Als je het mij vraagt…?” precies in?

Alles is eigenlijk “Als je het mij vraagt…”. De organisatie is de afgelopen periode een soort van gekanteld. Het was niet de manager die zei dat wij die programmalijn gaan volgen, maar het waren de locaties zelf en de teamleden die besloten om voor een van de thema’s te gaan. En zij komen nu één keer per maand een dagdeel bij elkaar.

Waar we nu bijvoorbeeld bij ‘Het anders inrichten van teams’ naar kijken is de vraag: Wanneer ben je eigenlijk een team? Of zijn we dat eigenlijk niet? Want je hebt met elkaar die klus te klaren om de kwaliteit van bestaan voor de cliënten zo groot mogelijk te laten zijn. Dus hoe verbinden we als team hoe we naar onze cliënten kijken? En wat doet iedereen daarin?

Een mooie ontwikkeling is dat de collega’s nu op veel locaties met het team om half 10 bij elkaar komen om af te stemmen wat we vandaag nog te doen hebben met elkaar. En dan maakt het niet zoveel uit wie dat doet. Behalve dat de verpleegkundigen, waar er in de toekomst minder van zullen zijn, nu ook moeten leren om een aantal dingen over te laten aan de collega's die dat ook prima kunnen. Verpleegkundigen geven aan dat ze dat loslaten moeilijk vinden, maar wij zijn al blij als iemand dat kan erkennen voor zichzelf.
We zien dat er in de afgelopen 8 maanden steeds meer verbinding wordt gezocht door locaties onderling en dat ze bij elkaar gaan kijken, zodat het wiel niet steeds opnieuw uitgevonden hoeft te worden.

“Soms zeg ik wel eens: alsof we een tanker door een haakse bocht proberen te krijgen. Maar dat blijkt toch aardig te gaan.”

Hoe wordt het programma ervaren door de medewerkers?

We hebben net een tussenevaluatie gehad van het programma waarin we alle geledingen van de organisatie hebben bevraagd. Wat we terug horen van de collega’s, en dan met name van de kartrekkers, is dat ze zeggen: ik voel me gezien en gehoord. Ik heb echt het gevoel dat ik mag meepraten over wat we anders gaan doen. Die koppeling met zeggenschap is heel waardevol. De verandering gaat daardoor ook makkelijker.
Ik heb diverse van dit soort grote trajecten gedaan. En ik merk dat het een groot verschil maakt als je het samen met de collega’s doet. Dus ik verwacht ook dat daarmee de toekomstbestendigheid groter gaat zijn.

Het is natuurlijk best een opgave. Soms zeg ik wel eens: alsof we een tanker door een haakse bocht proberen te krijgen. Maar dat blijkt toch aardig te gaan.

Dus nu zitten we in een nieuwe fase waarin we ook meer naar buiten durven hiermee. Onze bestuurders vertellen nu hun collega's hierover. Zij zijn er ook trots op, dat we dit zo doen in de organisatie.

Maar je kantelt natuurlijk ondertussen ook een organisatie. Hoe werkt dat door in alle lagen van de organisatie?

Dat is zeker wennen. Als een werksessie met tien locaties iets goed heeft uitgedacht, dan moet je vervolgens als MT wel van goeden huize komen om te zeggen dat het zo niet kan. Dat is soms ingewikkeld maar iedereen is zich daarvan bewust.

Natuurlijk zijn er nog steeds collega's die denken, nou, het zal mijn tijd wel duren, of dat waait wel weer over. Maar wat we hebben gedaan is dat we nu een begin hebben gemaakt, een steen in de vijver. En dat die kringen steeds groter moeten worden; daar gaan we in 2024 verder mee aan de slag.

Die olietanker is niet gelijk de hoek om.

Ja, wij vinden het heel normaal dat dit zo is. De kringen zien we groeien, en dat is de bedoeling. Het is een ontwikkelbeweging.

Hoe ziet het er in de dagelijkse praktijk uit in de organisatie?

In eerste instantie was het vooral belangrijk dat mensen met elkaar in gesprek gingen op locatie. En dat is lang niet altijd makkelijk. Want je ziet elkaar soms niet veel door de wisselende diensten en het is altijd druk en vol en veel. Dus we hebben de kartrekkers en de managers aan elkaar gekoppeld. We hebben hen uitgedaagd op het voeren van het gesprek met elkaar op de locatie over deze beweging. We hebben ook een praatplaat daarover ontwikkeld. Wat er in het super kort op neer komt: laat iedere cliënt wat hij zelf kan en belangrijk vindt om te doen, zelf doen. Al dan niet ondersteund door hulpmiddelen of zorgtechnologie of door informele zorg. Dat ‘mantra’ zijn we steeds weer overal aan het herhalen. En nu hoor je mensen zeggen, ik heb het nou zo vaak gehoord. Het voelt alsof het ook van mij is!

We communiceren binnen de organisatie veel over het ontwikkelprogramma, op allerlei manieren. Zowel via bestaande kanalen, maar ook door de inzet van nieuwe middelen, bijvoorbeeld ideeënboxen. Heel ouderwets eigenlijk maar het helpt wel mensen aan het denken te zetten. En vervolgens moeten wij er dan ook wat mee. Dat is dan weer ‘Als je het mij vraagt’, dan moeten we ook een antwoord geven.

Kun je een voorbeeld geven van een concreet project?

Afgelopen zomer hebben we in het kader van “Verminderen van administratieve lasten”, nieuw beleid gemaakt over het stoppen met de standaard medische controles. We merkten dat verpleegkundigen elke maand veel controles moesten doen bij cliënten waar eigenlijk niet direct een aanleiding toe was. En waar ze zelf ook van zeiden, dat ze daar eigenlijk het nut niet van inzagen. Dat heeft soepel geleid tot nieuw beleid, waarin medische controles alleen maar op maat plaatsvinden.

Wat we ook doen is het uitdagen op het anders in gesprek zijn met de informele zorg.

We hebben twee vrijwilligersbijeenkomsten gehad en hen toen bevraagd; wat zou je willen? Wat zou je kunnen? En dit proberen we direct terug te brengen naar de locatie. Dus vorige week was de bijeenkomst en deze week hebben we het besproken met de kartrekkers in de werksessie en er meteen afspraken over gemaakt.

Wanneer is dit project voor jullie geslaagd?

Uiteindelijk is de doelstelling van het project: met minder mensen kunnen zorgen voor meer cliënten die hulp nodig hebben en waarschijnlijk zwaardere zorg nodig hebben in de toekomst. Dat moet het uiteindelijk wel bereiken. Dat we dingen ook daadwerkelijk anders gaan doen. Anders hebben we in de toekomst nog steeds de problemen die nu op ons afkomen.

We hebben er bewust voor gekozen om dat via de weg van het goede gesprek in te leiden. Om een soort vruchtbare aarde te maken. Wanneer collega’s echt vertrouwen hebben in de beweging en er zelf ook in geloven, dan is de verandering om meer te doen met minder mensen uiteindelijk ook een logisch gevolg.

Het heeft tijd nodig.
Ja. Ik ben zelf een enorm ongeduldig iemand. Maar tot mijn eigen verbazing kan ik in dit programma het geduld opbrengen, omdat ik er echt in geloof, dat het die tijd nodig heeft. En ook omdat ik nu de vooruitgang zie op alle verschillende vlakken.

Heb je nog tips voor andere organisaties?

Ja, de tip is: doe het samen met de collega's van de werkvloer. In het begin kost het je tijd maar dat verdien je later terug. Ik zou iedereen de verbinding met zeggenschap in de zorg van harte willen aanbevelen.

Het risico om toch zelf het wiel uit te gaan vinden, is best groot. Er zijn landelijk verschillende initiatieven, waar je lering uit kan trekken. Zo heeft een andere programmamanager mij geïnspireerd over het anders inrichten van teams. Zij gaf de tip mee: maak gebruik van wat wij hier hebben gedaan, maar doe het dunnetjes over op je eigen locatie.

De realiteit is namelijk dat je het bijna niet een op een over kan nemen, omdat het over een proces gaat wat je met elkaar doorloopt, om met zulke grote aantallen medewerkers echt stappen te zetten. Dus de gouden oplossing heeft een andere organisatie of locatie ook niet, maar toch kan je er veel van leren en inspiratie opdoen.