Teamzorg Nijmegen past zich aan na snelle groei

Teamzorg Nijmegen heeft in slechts enkele jaren tijd een snelle groei doorgemaakt. Dit brengt veranderingen met zich mee die invloed hebben op alles en iedereen binnen de organisatie. Met de hulp van interventiepartner Linxx werden belangrijke stappen gezet om als een sterkere organisatie de toekomst tegemoet te gaan.

Teamzorg Nijmegen bestaat sinds 2017. Sindsdien groeide het aantal cliënten sterk en de zorgorganisatie zag het aantal medewerkers verdubbelen. Ook het aantal gebieden waarop Teamzorg werkzaam is, is uitgebreid. Cliënten kunnen nu bij Teamzorg Nijmegen terecht met een hulpvraag in de categorieën verpleging en verzorging, begeleiding, dagbesteding en huishoudelijke hulp.

Snelle groei betekent veel veranderingen

Een snelle groei klinkt positief, maar het betekent ook dat er veel verandert binnen een organisatie. Directeur Joan Eleonora en haar zoon en algemeen manager Virgil Hermsen zien een groot verschil tussen het heden en de beginjaren van Teamzorg. “We begonnen met een hecht, klein team van ongeveer vijftien mensen. Als je met weinig mensen bent is het makkelijker om alles af te stemmen”, zegt Virgil Hermsen. Het team groeide tot 38 medewerkers en naast thuiszorg kwamen er verschillende nieuwe disciplines bij. “Er is veel verloop geweest, waaronder twee teamleiders. Daarnaast zijn we snel gegroeid, wat lastig is voor een organisatie in de thuiszorg waar collega’s elkaar niet vaak zien omdat je niet op een vaste plek werkt. We hebben gemerkt dat dingen daardoor snel veranderen. Het hechte team van de beginjaren is er niet meer. Het teamgevoel was weg.”

Als je met weinig mensen bent is het makkelijker om alles af te stemmen.

Een constructieve manier van samenwerken

Hoewel het fijne teamgevoel uit de beginjaren natuurlijk niet meer 1-2-3 is op te roepen, realiseerden Joan Eleonora en Virgil Hermsen zich dat er iets moest gebeuren om de samenwerking op de werkvloer te verbeteren. Via het programma VVT Over Morgen namen ze interventiepartner Linxx in de arm.

Een eerste stap van Linxx was een organisatiescan met Joan, Virgil en de medewerkers. Zo werd in kaart gebracht hoe mensen met elkaar omgaan, wat goed gaat en wat beter kan, wat de behoeftes zijn en wat aandacht nodig heeft. Dit bracht verschillende onderwerpen aan het licht.

Een daarvan is een gebrek aan duidelijkheid, zo merkte Elsbeth Zielman van Linxx op. “Het bleek niet voor iedereen helder wat verschillende rollen inhouden. Virgil heeft de pet op van algemeen manager en die van coördinator wijkverpleging. Wat is dan de samenhang met de kwaliteitsverpleegkundige en coördinator begeleiding? Wat hoort dan bij wie?.”

Om dit probleem aan te pakken is een organogram gemaakt. Hierin werd de rol van Joan Eleonora meer die van directeur op afstand terwijl Virgil Hermsen als algemeen manager meer naar voren werd geschoven Daarnaast zijn op aangeven van de teams twee coördinatoren aangesteld zodat zij weten wie hun aanspreekpunt is. Virgil Hermsen kan zich goed vinden in de nieuwe taakverdeling. “De teams misten een leider, iemand die tijd voor ze heeft en waar ze direct naartoe kunnen. Dat is ook begrijpelijk, want anders moet je meteen naar de directie. De persoon die ze eerst wel hadden, hebben ze gemist. Met twee nieuwe coördinatoren is er weer duidelijkheid.”

Duidelijke afspraken voor prettiger samenwerken

Om de samenwerking binnen Teamzorg te verbeteren, werden door Linxx verschillende sessies georganiseerd. Voor Joan Eleonora en Virgil Hermsen waren er coaching sessies die duidelijkheid schiepen over hun rolverdeling en ervoor zorgden dat ze goed in hun functie kwamen te staan.

Tijdens Schoonschipsessies mochten medewerkers vertellen wat er wel of niet goed gaat of beter kan.

Daarnaast werden voor elk team twee teamsessies gehouden. Tijdens wat Linxx een Schoonschipsessie noemt, kregen medewerkers de gelegenheid om te vertellen wat er volgens hen goed of niet goed gaat of wat er beter kan. Elsbeth Zielman: “Tijdens de schoonschipsessie komt vanuit een veilige basis op tafel te liggen wat mensen dwars zit en hoe ze willen samenwerken. Ze kunnen aangeven wat ze wensen en welke afspraken ze daar over kunnen maken, om daar later in de tweede sessie nog eens op terug te komen.” Tijdens de teamsessies werd de lucht geklaard waar dat nodig was en werden werkafspraken gemaakt over de samenwerking in de toekomst. Dat maakt het volgens Elsbeth Zielman prettiger samenwerken. “Het is makkelijker om op de afspraken terug te komen, want je hebt een duidelijker kader. Ze hebben samen gezegd hoe ze het willen doen. Dit is het kader wat we met elkaar hebben afgesproken en daar houden we ons aan.”

De voordelen in de praktijk

Na de teamsessies kan Virgil Hermsen wel zeggen dat er bij Teamzorg Nijmegen veel is verbeterd in de samenwerking. “Onderlinge strubbelingen zijn weggenomen en medewerkers durven elkaar meer op te zoeken. Ook omdat er afspraken zijn gemaakt over hoe we met elkaar omgaan en hoe je feedback geeft aan elkaar. Je ziet dat het verbetert, dat de groepssessie echt iets heeft losgemaakt en dat mensen zich meer durven uit te spreken. Er is meer een open cultuur, dingen worden meer met elkaar gedeeld.”

Deze ontwikkeling bij Teamzorg wordt zichtbaar als het griepseizoen in Nijmegen begint. “Je ziet juist dan dat afspraken die we tijdens de sessies hebben gemaakt heel goed lopen. We hebben te maken met een bezettingsproblematiek, maar iedereen gaat prettig met elkaar om en alles loopt soepel. Je merkt heel duidelijk dat de sessies echt hebben geholpen. Alles loopt gewoon fijn, dingen worden opgepakt. Dat is gewoon super. Mensen gaan goed met elkaar om, je merkt echt het verschil in deze periode.”

Ongoing proces

Nu de interventie door Linxx is afgesloten, kijkt Teamzorg met optimisme naar de toekomst. “De sfeer uit de beginjaren weer terug laten keren, kan niet als je groter wordt, maar je merkt dat er goed aan wordt gewerkt. Er is meer duidelijkheid, mensen weten bij wie ze moeten zijn. Daardoor is er minder ruis en wordt de samenwerking echt verbeterd. We gaan de goede richting op”, zegt Virgil Hermsen, die benadrukt dat het werk er na twee sessies nog niet op zit. “Het gaat er nu om de afspraken die we hebben gemaakt te borgen, terwijl onze medewerkers geen vaste standplaats hebben waar ze elkaar zien. We zullen daarom de werkoverleggen goed benutten en ons daar steeds afvragen of we nog met elkaar omgaan zoals we hebben afgesproken. Het is een ongoing proces in de thuiszorg, maar we zullen hier aandacht aan blijven geven.”