Zorgbegrip vindt de oplossing voor betere rapportages: buddy’s houden elkaar scherp

Thuiszorgmedewerkers die moeite hebben met het maken van goede en tijdige rapportages. Veel thuiszorgorganisaties kunnen hiermee te maken hebben, maar Zorgbegrip besloot er iets aan te doen. Met behulp van een buddy-systeem helpen collega’s elkaar nu om het beter te doen. En met succes. 

Een goede en tijdige rapportage na elk cliëntbezoek is van groot belang voor de kwaliteit en continuïteit van de zorg. Toch kan het voor thuiszorgmedewerkers soms lastig zijn om tijdens een drukke werkdag de tijd te vinden om de rapportages te maken. Bij thuiszorgorganisatie Zorgbegrip in Noord-Holland werd dit opgemerkt. Katinka de Boer, directeur-eigenaar van Zorgbegrip, zag dat het beter kan. “In de wijkverpleging gaat de zorg vaak heel erg snel; mensen komen in de zorg en gaan er weer uit. Er is dus heel veel verloop van cliëntzorg in de organisatie en dat maakt ook dat medewerkers vaak allerlei nieuwe cliënten hebben. Hierdoor is het nóg belangrijker dat ze kunnen beschikken over goede rapportages met actuele informatie voor het bieden van de juiste zorg”, vertelt Katinka de Boer, die besloot hulp in te roepen om betere rapportages mogelijk te maken. Zij vond die hulp bij Over Morgen, interventiepartner Linxx. Samen gingen zij aan de slag om de kwaliteit van de rapportages te verbeteren en ervoor te zorgen dat ze tijdig worden afgerond.

Te laat rapporteren heeft niet alleen gevolgen voor de cliënt, maar ook voor de zorgmedewerker

Gevolgen voor cliënt en medewerker
Het maken van een rapportage is voor de thuiszorgmedewerker een klein onderdeel van het werk, maar wel iets dat grote gevolgen kan hebben als het niet goed of tijdig gebeurt. Katinka de Boer weet wat de gevolgen hiervan kunnen zijn. “Tijdig rapporteren is zeer belangrijk, omdat er zoveel andere zaken aan vast hangen. Als bijvoorbeeld een rapportage te laat wordt ingevuld, dan begint de volgende ploeg aan de dienst terwijl de vorige dienst nog geen rapportage heeft geschreven. Omdat je mogelijk informatie mist, kan dat invloed hebben op de continuïteit van zorg”, zegt Katinka de Boer. Te laat rapporteren heeft niet alleen gevolgen voor de cliënt, maar ook voor de zorgmedewerker. Dat signaleert Elsbeth Zielman, die als adviseur bij Linxx de medewerkers van Zorgbegrip leerde kennen. “Als medewerkers na hun werktijd rapportages maken, hebben ze het gevoel dat ze altijd aan het werk zijn. Je werk houdt niet op na je diensttijd, want je bent ook in je privétijd bezig met je werk. Dit verstoort de werk-privébalans bij de medewerkers.”

Afbeelding: Team 

Oplossing
Een oplossing om beter rapporteren mogelijk te maken, vonden Zorgbegrip en Linxx in het creëren van duo’s op de werkvloer. Elke medewerker van Zorgbegrip heeft nu een buddy en is er zelf ook een. Zij beoordelen elkaars rapportages en geven advies over wat beter kan. Daarbij geldt één regel: rapporteren doet iedereen bij voorkeur direct na het bezoek aan de cliënt en uiterlijk aan het eind van de dienst op kantoor. Het werk gaat niet mee naar huis. Voordat de buddy’s samen aan de slag gingen, moesten de duo’s nog wel samengesteld worden. Katinka de Boer legt uit wat hiervoor binnen het Zorgbegrip-team nodig was. “Linxx heeft ons geholpen met het leren van onderling communiceren. Hoe mensen elkaar op een constructieve manier kunnen aanspreken. Hiernaast moesten de duo’s een goede match zijn qua karakters. Je wilt niet twee dominante mensen bij elkaar zetten, maar ook niet iemand die heel onzeker is met iemand die heel direct is. Daar moest wel aandacht aan worden besteed en dat hebben we ook heel zorgvuldig gedaan. Pas vanaf dat moment, toen het veilig voelde, konden we echt goed aan de slag gaan met het rapporteren.”

Er waren ook mensen die zeiden: ik heb er gewoon echt geen tijd voor. Maar dat was vooral zo in hun beleving of omdat ze dachten dat het ten koste gaat van de aandacht voor de cliënt

Leren van elkaar
Dat het team van ongeveer 25 medewerkers het buddy-systeem heeft omarmd, is belangrijk geweest om het met succes uit te uitvoeren. “Voor de kwaliteit van de rapportage en daarmee de kwaliteit van zorg is het beter om de rapportage meteen na de afspraak te maken. De medewerkers zagen zelf ook dat de kwaliteit minder is als ze het lang laten liggen”, zegt Bianca Sanches van Linxx. Daarbij leerden de medewerkers ook van elkaar, omdat er veel verschil bleek te zijn in de manier waarop collega’s hun rapportages maakten. Waar de een het direct na elk bezoek deed, had een ander het idee dat dit echt niet mogelijk was. Elsbeth Zielman: “Een deel van de mensen voelde niet de ruimte om dat tussendoor bij de cliënt, in de auto of onderweg te doen. Er waren ook mensen die zeiden: ik heb er gewoon echt geen tijd voor. Maar dat was vooral zo in hun beleving of omdat ze dachten dat het ten koste gaat van de aandacht voor de cliënt. Doordat een aantal collega’s aangaf dat ze de rapportage wel direct na elk cliëntbezoek maken, was het gesprek geopend over dat dit wel mogelijk zou zijn.” Om de buddy’s samen te stellen, lag de bal bij de medewerkers zelf. Bianca en Elsbeth gaven alleen een suggestie: zoek een buddy die jou helpt om te voldoen aan de norm en helpt om een nieuwe gewoonte te ontwikkelen. De medewerkers van Zorgbegrip vonden elkaar hierin al snel. “Wij hebben ze die richtlijn meegegeven en ze zijn meteen gaan kijken met wie ze buddy willen zijn. Ze pakten het gelijk op, ze zochten bij de ander een competentie die ze scherp kan houden. Het was een heel open, energiek en positief gesprek waar mensen echt aan elkaar de vraag stelden: ‘halen wij inderdaad het beste in elkaar naar boven?’”, zegt Elsbeth Zielman.

Vooruitgang
Dat Zorgbegrip met het buddy-systeem werkt, duurt nog niet lang, maar Katinka de Boer ziet na een half jaar al resultaat. “Het gaat erg goed. Natuurlijk gaat nog niet altijd alles perfect, maar het is al stukken beter dan het was. De grootste reden hiervoor is dat iedereen er nu bewust en hard mee aan het werk is.” Concrete cijfers die laten zien dat het rapporteren beter gaat zijn er niet, maar het is voor Katinka de Boer wel heel duidelijk zichtbaar binnen de organisatie. “Je hoort minder gemopper in de wandelgangen en we hebben de administratie goed op orde, want we pakken alles meteen op. Het werkt veel efficiënter en het is ook prettig voor het werkplezier. Dit is echt een grote vooruitgang. Nu is het zaak om dit vol te blijven houden.”